お祝いや贈り物をもらったり、協力や支援などを受けたときにお礼状を書くことがありますよね。でも、困るのがお礼状の文面。何を書けばよいのかわからない人も少なくないのではないでしょうか。
最近では、本やインターネットなどでお礼状の定型文が簡単に手に入ります。これをお礼状の文面にそのまま丸写しする人もいますが、内容よりも形式にばかり捉われていることがうかがえるので、気持ちが伝わりにくいもの。
そもそもお礼状は、何かをしてもらったことに対する感謝の気持ちをつづった手紙のことなので、その気持ちが伝わらなければお礼状の意味がなくなってしまいます。
でも、感謝の気持ちはしっかりと相手に伝えたいもの。そこで今回は、お礼状の文面が苦手な人にこそ知っておいて欲しい心が伝わるお礼状の書き方のポイントをお伝えします。
できるだけ早く出しましょう
お礼状の文面に悩んでいると、書き上がるまでに時間がかかりますよね。でも、時間をかけてどれだけ立派なお礼状を書いても、感謝の気持ちを伝えるタイミングを逃してしまっては意味がありません。
感謝の気持ちを伝えるには、何かをもらったりお世話になったりしたら、できるだけ早くお礼状を書くことがマナーです。お礼状は時間が空けば空くほど、余計に何を書いて良いかわからなくなってしまうので、できればその日のうちにお礼状を書きましょう。
特に、お祝いや贈り物を送ったほうは、ちゃんと届いているのか気になるもの。遅くても2～3日後には相手に届くようにしたいですね。
葉書と便箋を上手に使い分けましょう
最近では、メールでお礼状を出す人もいますが、これはあくまで略式のお礼状。感謝の気持ちをしっかり伝えるためには、手書きのお礼状が欠かせません。
お礼状を出すときに使うのは、葉書か便箋が一般的。便箋は正式、葉書は略式なので、より強い感謝の気持ちを伝えるなら封筒に入れて出す便箋がおすすめです。とは言え、感謝の気持ちをできるだけ早く伝えたい場合には、葉書でも問題ありません。
葉書の場合も便箋の場合も、基本的にカジュアルなデザインのものはNG！葉書や便箋、封筒は、無地の白を使うのが基本です。お礼状の文面は、黒かブルーブラックのボールペンまたは万年筆を使って書くのがマナーです。
ただし、相手にしてもらった内容にもよりますが、親しい間柄の場合は、市販のカードを利用するのもよいですね。この場合、手書きでひと言書き添えると、感謝の気持ちが伝わりやすくなります。
定型文のほかに自分の言葉も添えましょう
お礼状の文面の書き方に困ると、定型文を使う人が多いですよね。確かに感謝の気持ちを伝えるのに間違いがあっては失礼にあたるので、目上の人に対するときやどうしても文面が思いつかない場合には、定型文を使うのもひとつの方法です。
とは言え、お礼状の文面が定型文で埋め尽くされてしまうと、失敗しない代わりに感謝の気持ちもうまく伝わらないので、定型文を使うときには、自分の言葉も添えるようにしましょう。
ただし、親しい友人や親類などには、定型文を使わずに素直な気持ちをそのまま言葉にしたほうが気持ちが伝わることもあります。お礼を伝えたい相手や状況などを考えて、上手に使い分けるとよいでしょう。
お礼の言葉はストレートに表現しましょう
お礼状は、感謝の気持ちを伝える手紙です。だからと言って、「ありがとうございました」だけでは、どこか淋しく、どれだけ感謝しているのかを伝えることはできませんよね。
感謝の気持ちをしっかりと伝えるためにも、お礼状の文面の基本構成をおさえておきましょう。まずは、品物をもらったり、何かをしてもらったりしたことへの感謝の言葉を簡潔に伝えます。
次に、品物をもらった場合には、どこが気に入ったか、どんなことに役立っているのかを伝えましょう。何かしてもらった場合には、どれだけ助かったか、その後どうなったかなど、経過や結果を報告すると相手が安心します。
最後に、もう一度しっかりと感謝の気持ちを伝えて締めくくりましょう。お礼状の文面のポイントは、お礼以外のメッセージをつけ加えないこと。
たとえしっかりとお礼の言葉がつづられていても、関係のないメッセージが含まれていては、ほかの用件の「ついで」だと思われてしまうこともあるので、お礼状の文面には、お礼の言葉だけを書くようにしてくださいね。
読みやすい文字と文章を心がけましょう
お礼状は、相手に感謝の気持ちを伝えるために書くもの。感謝の気持ちをしっかりと伝えるためにも、相手が読みやすい文字で書くことが大切です。文字のひとつひとつに心を込めるつもりで、ゆっくりと丁寧に書きましょう。
また、わかりにくい文章では、気持ちが伝わりにくくなってしまうので、正しい文章を心がけることも大切です。難しい言葉はよく分からないという場合には、無理をしなくてもOK！
無理に難しい言葉を並べても分かりにくい文章になってしまっては、意味がありません。文字や言葉の意味が分からない場合には辞書を引き、略語などを使わず、正しい日本語で読みやすい文章を心がけましょう。
お礼状の文面を書く上で注意したのが、誤字脱字。特に、相手の住所や名前には注意が必要です。旧字が正式という場合もあるので、しっかり確認しましょう。
書き間違えたときに、修正液などを使うのはNG！失礼にあたるので、改めて書き直してくださいね。最後にもう一度見直すこともお忘れなく。
さて、何かをもらったり、してもらったときにお礼状を書くことがありますが、お礼状の文面って困りますよね。でも、ポイントさえ押さえておけば、誰でも感謝の気持ちが伝わるお礼状の文面を書くことができるんです。
お礼状は、文字どおり感謝の気持ちを伝える手紙ですが、単に「ありがとうございました」だけでは淋しすぎるので、まずは簡潔に感謝の気持ちを伝え、それがどう役立っているのか、どれだけ助かったのかなどを続けましょう。
最後にもう一度感謝の言葉をしっかり伝えるのが基本構成です。ほかのメッセージをつけ加えてしまうと、ほかの用件の「ついで」という印象を与えてしまうので、お礼状の文面には、お礼以外のメッセージを書かないことがポイントです。
どうしてもお礼状の文面が思いつかないという人は、定型文を活用するのもOK。ただし、冷たい印象になりがちなので、必ず自分の言葉を添えることが大切です。お礼状の文面に悩んだときにはぜひ、ここにご紹介したポイントを参考にしてみてください。
まとめ
お礼状の文面で感謝の気持ちをしっかり伝えるには
・ できるだけ早く出しましょう
・ 葉書と便箋を上手に使い分けましょう
・ 定型文のほかに自分の言葉も添えましょう
・ お礼の言葉はストレートに表現しましょう
・ 読みやすい文字と文章を心がけましょう