風邪やインフルエンザといった体調不良だけでなく、急な私用やなんとなくやる気が起こらない朝など、会社を休みたいと思うことってありますよね。
でも、急な休みの連絡は、なかなかしづらいもの。どうやって連絡したら良いのか悩んでしまう人も少なくないのではないでしょうか。
事前に休むことが分かっている場合には、休みに合わせて仕事を調整するなどの対応ができますが、急な休みに対応するのは困難なため、同僚や取引先などに迷惑をかけてしまうことにもつながりかねません。
その上、仕事を休む連絡のマナーさえなっていないなんてことになったら、信用はガタ落ちです。これでは、せっかく築き上げてきたものが台無しになってしまいますよね。そこで今回は、急に会社を休みたいときに守る社会人としてマナーをお伝えします。
会社を休みたいときに
社会人が守る５つの基本エチケット
直属の上司に電話で伝えましょう
やむを得ず急に会社を休みたいと思うことは、誰の身にも起こり得ること。とは言え、急な休みがどれだけ周囲に迷惑をかけることなのか想像できるからこそ、休みの連絡ってしづらいですよね。
「気まずいからメールやSNSですませてしまおう」「話をするのもつらいからメールですませよう」と考えてしまう人も少なくないのではないでしょうか。
でも、これはNG！欠勤の連絡は、電話で直属の上司に伝えるのがマナーです。最近では、業務連絡にメールやSNSを活用している会社も増えていますが、休みの連絡は電話が基本。上司が不在の場合には、一旦上司にメールを送り、改めて電話をかけなおすと良いでしょう。
このとき、信用して欲しいと思うあまり、弱々しい声で話をしたり、わざと咳をしたりなど演技をして体調不良をアピールする人もいますが、これは逆効果。
わざとらしさが際立ってしまうと、何かにつけて信用されなくなってしまうので、過度にアピールせずに、普段どおりの口調を心がけましょう。
できるだけ早く連絡しましょう
風邪などの体調不良で会社を休みたいとき、たいていは当日の朝、欠勤の連絡をすることになりますが、始業時間を過ぎてからの連絡はマナー違反。すでに業務が始まっているので、対応の悪さがマイナス評価につながってしまうこともあります。
また、いつもの出勤時間を過ぎても会社にいないと、心配をかけてしまうこともあるので、できるだけ早く、遅くても始業の10分前には連絡をすませておきましょう。ただし、欠勤に関するルールが会社にある場合には、そのルールを優先させてくださいね。
お願いする形をとりましょう
会社を休みたいときは、それだけの理由があるもの。だからこそ、欠勤の連絡をするときに、「休みます」という言葉を使いがちですが、これは社会人としてのマナー違反です。
会社を休みたいときには、まず「高い熱が出た」「家庭で急用ができた」など簡単に理由を伝えた上で、「お休みさせていただいてもよろしいでしょうか？」というように、伺いを立てる形にしましょう。
合わせて取引先との約束など、その日のうちに対応しなければいけない仕事がある場合には、その対応についても確認する必要があります。特に、取引先との約束がある場合には、要注意。
急な予定の変更で信用を失ってしまうこともあるので、取引先にも連絡をして、事情を説明した上で、日程の変更が可能か、変更できない場合は、代理の人がうかがうことになっても問題ないかを確認しておくことも大切です。もちろん、会社への連絡も怠らないようにしてくださいね。
日ごろから分かりやすい資料を作成しておきましょう
何らかの理由により急に会社を休みたいと思っても、気になるのは自分が担当している業務。その日のうちにやらなければいけない仕事がある場合には、上司や同僚にお願いすることになるので、周囲への負担を少しでも軽くするためにも、日ごろからスムーズに仕事を引き継げるよう、資料をまとめておくことも大切です。
紙ベースの場合には、資料ごとにまとめてラべリングやファイリングしておく、データで保存する場合には、資料ごとにフォルダ分けをして、分かりやすいフォルダ名やファイル名で管理しておくなどして、誰が見ても分かりやすいようにしてまとめておきましょう。
仕事内容が分かりにくいものや間違えやすいものなどは、マニュアルを作成しておくと安心です。急な欠勤の連絡をする場合には、その日のうちに「どんな仕事を、どのように、どこまで」対応して欲しいのかを明確に伝えることもお忘れなく。
休んだあとのフォローもしましょう
予め決まっていた休みならそれほどでもありませんが、急に休んでしまった場合には、あなたが休んだことに対するしわ寄せが周囲の人にいってしまうので、休んだあとのフォローも大切です。
復帰後、出社したらまずは、「急なお休みをいただき、ありがとうございました」「急なお休みでご迷惑をおかけしました」とお礼やお詫びの言葉を伝えましょう。
また、休んでいた間の仕事の遅れを取り戻すために、いつもより少しだけ早く出社することも大切です。もちろん、代わりに仕事をしてくれた人に感謝の気持ちを伝えることをお忘れなく。
急に仕事を休みたいと思うことは、誰にでもあります。困ったときにお互いが気持ちよくフォローし合えるように、日ごろから周囲の人に対する気づかいや配慮を大切にしておくと良いですね。
いかがでしたか。急な体調不良や用事など、予期せず会社を休みたいと思うことってありますよね。でも、正当な理由であっても、急な欠勤は何かと気まずいもの。会社にどう連絡しようか悩んでしまう人も少なくないのではないでしょうか。
インフルエンザや持病の悪化など、やむを得ない事情で休むのは仕方がないことですが、マナーを守れない欠勤の連絡は、信用そのものを失いかねないので、マナーを守った連絡をすることが大切です。
最近では、社内のやりとりにメールやSNSを主流としている会社もありますが、欠勤の連絡はできるだけ早く、直属の上司に電話で伝えることが基本です。
このとき、「休みます」と伝えがちですが、これはNG！「休ませていただいてもよろしいでしょうか？」と伺いを立てる形をとることが社会人としてのマナーです。急に会社を休みたいと思ったときには、ここにご紹介したマナーを守った連絡を心がけてください。
まとめ
急に会社を休みたいと思ったら
・ 直属の上司に電話で伝えましょう
・ できるだけ早く連絡しましょう
・ お願いする形をとりましょう
・ 日ごろから分かりやすい資料を作成しておきましょう
・ 休んだあとのフォローもしましょう